テレワーク下における秘密情報の管理について

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テレワーク下における秘密情報の管理について

コロナ禍を契機に多くの企業においてテレワークが導入され、コロナ禍後もテレワークは一つの勤務形態として定着しています。しかし、テレワークでは、秘密情報が社外に持ち出されたり、個人のパソコン上で秘密情報を閲覧・利用したりすることが想定されるため、不正な目的での秘密情報の持出しや漏洩が行われやすくなります。そこで、このようなリスクを低減するために、企業はテレワーク下の情報管理に関する対応を行っておく必要があります。

この点、経済産業省からは「テレワーク時における秘密情報管理のポイント（Q＆A解説）」が公表されており、参考になります。テレワークの導入にあたっては、以下のような対応策を実施しておくとよいと考えられます。

①就業規則、秘密情報管理規程等の社内規程がテレワークの実施に対応した内容になっているかの確認、改訂

②就業規則、秘密情報管理規程等について従業員への周知徹底（メールによるリマインドやｅ－ラーニングの実施等）

③テレワークを行う従業員からの在宅勤務期間中の秘密保持誓約書の取得（当該誓約書には、前述の秘密保持誓約書での条項に、事前に許可を得ていないデータコピーを禁止する旨や、テレワーク終了時に個人のパソコンからの秘密情報の削除に同意する旨の条項を追加することが考えられる。）

④情報の性質に応じた秘密情報への適切なアクセス権者の設定

⑤「㊙」（マル秘）・「社内限り」といった秘密であることの表示の付記

⑥ＩＤ・パスワードの設定

業務上とはいえ、企業の秘密情報が日常的に自宅でも使用されている状況下では、企業秘密であるという従業員の意識も薄まる傾向にあります。また、個人のパソコンにデータを保存する機会も増えることとなります。

企業としては、上記のような対策を講じ、秘密情報のセキュリティ管理をより一層高めておくことが重要です。