電子帳簿保存法の改正（電子取引データの保存）について

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電子帳簿保存法の改正（電子取引のデータの保存）について

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特定に関する法律（以下「電子帳簿保存法」といいます。）とは、各税法上の帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録（電子データ）による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。

令和３年度の税制改正によって、申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、その電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置は廃止されました。

改正法は令和４年（２０２２年）１月１日以降の電子取引に適用されます。令和５年１２月３１日までは猶予期間が設けられていましたが、同期間の経過により令和６年１月１日から対応が完全義務化されました。

１　対象となる電子取引のデータとは

改正後は、たとえば、メールに添付されたPDFの請求書や領収書などは、出力して紙面で保存することはできなくなり、データのまま保存することが義務付けられます。国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」の問４によれば、以下の場合は電子取引のデータを保存しなければならないとしています。

(1)電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領

(2)インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）またはホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用

(3)電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用

(4)クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用

(5)特定の取引に係るEDIシステムを利用

(6)ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用

(7)請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

２　データの保存方法

改正後は、以下のとおり「真実性の確保」要件と「可視性の確保」要件を具備する方法でデータを保存することが必要です。

■「真実性の確保」要件とは

真実性の確保

保存したデータが改ざんされたものでないことを担保するための要件で、以下のいずれかを行うことが必要です。

①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。

②取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく。

③記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う。

④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う。

実務上、④の事務処理規程を用意することがコストを抑えて自ら対応することができる手段であると考えられます。事務処理規程のひな型は国税庁が次のサイトで提供していますが、細かい部分は自ら定める必要があります。

参考資料（各種規程等のサンプル）

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

■「可視性の確保」要件とは

可視性の確保

保存したデータが閲覧できるものであることを担保するための要件で、以下のすべてを行うことが必要です。

①保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく。

②電子計算機処理システムの概要書を備え付ける。

③以下の検索機能を確保する。

㋐取引年月日、取引金額及び取引先により検索できること

㋑日付または金額の範囲指定により検索できること

㋒２つ以上の任意の記録項目（取引年月日、取引金額及び取引先）を組み合わせた条件により検索できること

３　データの保存に関する要件の充足を免除される条件

■「可視性の確保」要件③（検索機能の確保）を免除される条件

以上にかかわらず、前々年（前々事業年度）の売上高が5,000万円以下、又は、電子取引の書類を印刷して、取引年月日や取引先ごとに整理された状態で提示・提出できる事業者の場合、掲記検索機能確保の要件は満たさなくても問題ありません。

■データの保存に関する要件を全て免除される条件

所轄税務署長が、要件を充足する形での電子取引データの保存ができない相当の理由（例：対応のための体制構築に必要な人手不足・資金不足、システム整備が間に合わない等）があると認め（事前申請は不要です。）、かつ、税務調査等の際、電子取引データのダウンロードの求めと、同データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合は、電子取引データを保存しておくだけでよいとされています。