株主総会参考書類等の電子提供制度を導入したい

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2022年9月1日から、会社法の株主総会資料の電子提供制度の創設に関する規定（会社法325条の2～325条の７）が施行されます。

書面ではなくインターネットを利用した情報提供がなされることによって、会社は書面の印刷や郵送等にかかる費用を削減でき、また株主も、書面による場合よりも早期に充実した内容の情報の提供を受けることができるという利点があります。

１　電子提供制度を利用するためには

株式会社は、定款でその旨の定めをおくことに①株主総会参考書類、②議決権行使書面、③計算書類及び事業報告、④連結計算書類です。すなわち、株主総会の日時・場所、目的である事項などを記載した狭義の招集通知については、株主に郵送しなければなりませんので注意が必要です。また、議決権行使書面については、一切送付をせずに電子提供のみとした場合には議決権行使比率の大幅な低下が予想されますので、実務上は送付する会社が多いと思われます。

なお、この制度は公開会社・全株式譲渡制限会社を問わず採用できますが、振替株式を発行する会社については当該定款の定めをおくことが義務づけられ、改正法施行日の時点で振替株式を発行している会社は、施行日を効力発生日とする定款変更の決議をしたものとみなされます。振替株式を発行していない会社についてはこの制度を採用するには定款変更決議をすることが必要となります。

２　電子提供制度の概要

■電子提供措置の期間

電子提供措置を採用する株式会社は、株主総会の日の3週間前の日（それより前に招集通知を発送する場合は招集通知の発送日）から総会の日後3か月を経過する日まで、電子提供措置を実施する必要があります。

■招集通知の発送期限

電子提供措置を採用した会社の招集通知の発送期限は、株主総会の2週間前までとなります。なお、現行法上、非公開会社については招集通知の発送期限は株主総会の日の1週間前までとされていますが、非公開会社が電子提供措置を採用する場合には、2週間前までに発送しなければなりませんので、注意が必要です。

■書面交付請求権

電子提供措置が採用されている会社であっても、株主が株主総会参考書類等について書面による情報の提供を希望する場合には、書面による送付を受けることができます。

書面での提供を希望する場合、当該株主は、株主総会の議決権行使の基準日までにその請求をしなければなりません。

■議決権行使の促進に向けて

電子提供措置を採用する会社では、株主総会参考書類等はウェブサイトなどに掲載され、株主のもとに届くのは、狭義の招集通知と議決権行使書面のみとなるでしょう。

印刷コストの削減、書面の早期開示などの利益のある制度ではありますが、株主としては、主体的にウェブページを見に行かなければ参考書類の内容がわからず、議決権を行使するモチベーションが低下する可能性があります。企業において、議決権行使比率を高めていくための工夫を合わせて行うことが必要となっていくでしょう。

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