退職勧奨の進め方とポイント

Q：従業員に対して退職勧奨を行いたいのですが、前向きに自主退職を考えてもらうためどのように進めていくのが望ましいでしょうか？

Ａ：これまで見てきたとおり、解雇という方法は、相当ハードルが高く、会社にとってもリスクが大きいことから、解雇の要件を満たしているかどうかについて疑義があるときは、退職勧奨を実施し、従業員に任意の退職を促していくのが穏当な方法となります。
実際に退職勧奨を進める場合の大まかな流れとポイントは次のとおりです。

(1)退職勧奨の方針・理由を社内で共有し、退職時の処遇を確認する

退職勧奨を実施する理由や当該従業員に対してこれまで会社が行ってきた指導・対応を確認し、直属の上司からの聞き取りなども行った上で、会社として退職勧奨を実施するという方針を確認します。

従業員が退職に応じやすいように、退職の際に一定の処遇（退職金の上乗せ、転職サイトの利用費用の負担、転職先や転職エージェントの紹介など）を提示することも考えられますので、この点についても社内でよく確認しておきましょう。

(2)面談担当者のための面談メモを作成する

実際に退職勧奨を実施する場合、面談担当者にもプレッシャーがかかります。
面談の途中で何を言うべきか、頭が真っ白になるということも十分あり得ますので、退職勧奨の理由などを記載した面談担当者用のメモを作成しておきましょう。
退職勧奨の際に言ってはいけない言葉や注意点などを記載しておくことも有用です。

(3)従業員と面談を実施し、退職してもらいたいという会社の意向を伝える

他の従業員に知られないように、会社の会議室等で面談を実施します。
退職勧奨の理由に制限はありませんが、従業員に納得して退職してもらうことが重要ですので、(1)で確認した退職勧奨の理由を具体的に説明するように心掛けましょう。

(4)退職勧奨に応じるか否かについて検討する期限を伝え、検討を促す

初回の退職勧奨で、その場で決断を迫ってはいけません。
従業員が十分に検討した上で決断できるような期間を設定し、次の面談の日程を伝えます。
家族がいる場合には、週末に相談できるように週末をはさんだ日程を提示しておくという配慮をするとよいでしょう。

(5)退職の時期、退職時の処遇などを話し合う

従業員側の事情によって、会社提案の退職日を１か月後ろ倒ししてもらいたいという希望や、会社が提案した退職時の処遇について要望が出る場合もあります。
すべての要望に応じることは難しい場合でも、円満に退職してもらうことを前提に、退職の時期や退職時の処遇についてきちんと話し合いましょう。

(6)退職届の提出または合意書の作成

従業員が退職に合意した場合には、退職届を提出してもらうか、雇用契約の終了に関する合意書を作成します。解雇ではなく、従業員の意思に基づく退職であることを証する重要な書類になりますので、必ず提出・作成してください。
合意書の文言などについて分からない場合には、弁護士にご相談ください。

お困りの方は湊総合法律事務所までご相談ください。

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１.「退職してもらいたい従業員がいる」、「会社の経営状況が芳しくなく、人員を削減したい」「採用内定を出した学生に対しては内定を取消したい」などの従業員に会社を辞めてもらいたい場合、会社は、どのような対応を取るのが適切なのでしょうか。

２．会社が従業員を解雇しても、解雇の要件を満たさない場合には解雇が無効となると聞きました。解雇の要件とは具体的にどのようなものでしょうか。

３．本採用拒否や採用内定取消しは、どのような場合に有効、無効となるのでしょうか。 また、「試用期間」や「採用内定」についても教えていただけますでしょうか。

４．従業員に対して退職勧奨を行いたいのですが、前向きに自主退職を考えてもらうためどのように進めていくのが望ましいでしょうか。

５．退職勧奨が違法となるのは、どのような場合でしょうか。

６．退職勧奨の面談時において、会社が留意すべき点は何でしょうか。

７．退職にまつわるトラブルを防止するために、注意すべきポイントは何でしょうか。

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