退職勧奨の進め方とポイント

退職勧奨の進め方とポイント

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Q：従業員に対して退職勧奨を行いたいのですが、前向きに自主退職を考えてもらうためどのように進めていくのが望ましいでしょうか？

Ａ：これまで見てきたとおり、解雇という方法は、相当ハードルが高く、会社にとってもリスクが大きいことから、解雇の要件を満たしているかどうかについて疑義があるときは、退職勧奨を実施し、従業員に任意の退職を促していくのが穏当な方法となります。
実際に退職勧奨を進める場合の大まかな流れとポイントは次のとおりです。

(1)退職勧奨の方針・理由を社内で共有し、退職時の処遇を確認する

退職勧奨を実施する理由や当該従業員に対してこれまで会社が行ってきた指導・対応を確認し、直属の上司からの聞き取りなども行った上で、会社として退職勧奨を実施するという方針を確認します。

従業員が退職に応じやすいように、退職の際に一定の処遇（退職金の上乗せ、転職サイトの利用費用の負担、転職先や転職エージェントの紹介など）を提示することも考えられますので、この点についても社内でよく確認しておきましょう。

(2)面談担当者のための面談メモを作成する

実際に退職勧奨を実施する場合、面談担当者にもプレッシャーがかかります。
面談の途中で何を言うべきか、頭が真っ白になるということも十分あり得ますので、退職勧奨の理由などを記載した面談担当者用のメモを作成しておきましょう。
退職勧奨の際に言ってはいけない言葉や注意点などを記載しておくことも有用です。

(3)従業員と面談を実施し、退職してもらいたいという会社の意向を伝える

他の従業員に知られないように、会社の会議室等で面談を実施します。
退職勧奨の理由に制限はありませんが、従業員に納得して退職してもらうことが重要ですので、(1)で確認した退職勧奨の理由を具体的に説明するように心掛けましょう。

(4)退職勧奨に応じるか否かについて検討する期限を伝え、検討を促す

初回の退職勧奨で、その場で決断を迫ってはいけません。
従業員が十分に検討した上で決断できるような期間を設定し、次の面談の日程を伝えます。
家族がいる場合には、週末に相談できるように週末をはさんだ日程を提示しておくという配慮をするとよいでしょう。

(5)退職の時期、退職時の処遇などを話し合う

従業員側の事情によって、会社提案の退職日を１か月後ろ倒ししてもらいたいという希望や、会社が提案した退職時の処遇について要望が出る場合もあります。
すべての要望に応じることは難しい場合でも、円満に退職してもらうことを前提に、退職の時期や退職時の処遇についてきちんと話し合いましょう。

(6)退職届の提出または合意書の作成

従業員が退職に合意した場合には、退職届を提出してもらうか、雇用契約の終了に関する合意書を作成します。解雇ではなく、従業員の意思に基づく退職であることを証する重要な書類になりますので、必ず提出・作成してください。
合意書の文言などについて分からない場合には、弁護士にご相談ください。

解雇・退職勧奨に関する問題について湊総合法律事務所がサポートできること

当事務所は、主に使用者側の立場で、解雇・退職勧奨に関するご相談、紛争が生じた場合の交渉・訴訟を数多く取り扱ってきました。具体的には、以下のようなサポートが可能です。

（１）解雇・退職勧奨を行う前のアドバイス

解雇をした場合に有効となり得るか、後から無効と判断されるおそれはないかなど、そもそも解雇することが妥当であるかについてアドバイスを行います。また、解雇を行う際には適切な手続を採ることも重要ですので、各事案に応じて、解雇方法や解雇に至る流れについてもアドバイスをさせていただきます。

解雇が難しい場合には、退職勧奨にて退職を促すことも多いですが、退職勧奨の方法が行き過ぎたものであるなど不適切な場合には、違法な退職勧奨として慰謝料請求の対象となったり、退職自体が無効となるなどのリスクがあります。そこで、退職勧奨を行う際にも、事前に気を付けるべき事項についてアドバイスいたします。

（２）解雇・退職勧奨後の紛争解決

解雇や退職勧奨の後に、解雇の要件を満たさず無効である、違法な退職勧奨であったため退職を撤回するなどの主張が元従業員からなされることがあります。

会社との話し合いで解決できそうな事案の場合は、会社で対応する場合のアドバイスを提供するほか、既に元従業員側に代理人弁護士がついている場合など当事者同士の話し合いが難しいと思われるケースでは、当事務所の弁護士が代理人として交渉・訴訟対応を行い、適切な解決を図ります。

裁判となった場合に解雇が有効として認められるかについては、具体的なケースにおける様々な事情をふまえて判断されるため、弁護士でなければ判断が難しいといえます。この判断を誤って安易に解雇してしまった場合、解雇無効を主張されることによりその紛争が終わるまで出勤しない元従業員の給与相当額を支払い続けなければならないといった事態や、元従業員が職場復帰することにより他の従業員にもその事情が知られることになり、会社全体の士気が下がるなどの事態も生じ得ます。

このような事態を避けるためにも、解雇・退職勧奨を行う前、また行った後にトラブルが生じた際には、是非、当事務所にご相談ください。